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Les archives notariales constituent une source incontournable pour plusieurs types de recherches : histoire individuelle ou familiale, économique et sociale, religieuse ; microtoponymie, etc.
Dans les pays de droit écrit (Midi de la France, y compris donc, le Quercy), dès la fin du XIIe siècle, existe une institution de notaires publics, personnes publiques aptes à conférer aux actes l’authenticité par la seule apposition de leur seing manuel (du latin signum) et, plus tard, de leur signature. Ces actes font foi en justice.
Le seing est un dessin à main posée, au départ issu de la croix et du S de subscripsi (verbe latin signifiant : j’ai souscrit ou signé). Il se complique par la suite, notamment par la ruche (sorte de dessin suivant le S). Chaque notaire a son seing manuel propre et doit l’apposer sur un registre à son entrée en charge. Le seing est complété dès le milieu du XIIIe siècle par un seing plus simple. Le premier devient le « grand seing », le second, nom en toutes lettres du notaire, est à l’origine de la signature.
Les notaires sont investis par les seigneurs, les évêques, les municipalités… En 1304, Philippe le Bel règlemente le notariat dans les pays de droit écrit. Il devient un office royal et les notaires déjà en fonction doivent recevoir une nouvelle investiture.
En 1539, l’ordonnance de Villers-Cotterêts de François Ier impose l’obligation de rédiger les actes en français, d’assurer leur conservation et de tenir un répertoire. Cette même ordonnance instaure l’inscription ou insinuation auprès des juridictions royales des actes destinés à être portés à la connaissance du public.
En 1597, la charge de notaire devient héréditaire. Un siècle plus tard (1693), les notaires apostoliques (qui recevaient les actes concernant les bénéfices ecclésiastiques) sont réunis à l’office de notaire royal. Le notaire a désormais deux fonctions : celle de notaire royal et celle de notaire apostolique. Les notaires seigneuriaux, quant à eux, instrumentent désormais uniquement dans l’étendue de la seigneurie.
La même année 1693, l’enregistrement ou contrôle de tous les actes passés devant notaire est rendu obligatoire, moyennant l’acquittement d’un droit : la mesure est avant tout d’ordre fiscal.
La création d’offices par la royauté permet de remplir les caisses du Trésor, par l’achat des charges. Pour acheter un office de notaire, il faut être âgé de plus de 25 ans, être catholique, avoir subi une enquête de bonnes vie et mœurs, et être muni de « provisions d’office », c’est-à-dire de lettres royales conférant l’office.
En 1791, les anciens notaires royaux sont remplacés par des notaires publics et l’hérédité des offices est supprimée. L’année précédente, le contrôle des actes avait été remplacé par l’enregistrement.
La loi du 25 ventôse an XI (16 mars 1803) définit le notariat moderne. Le notaire fait désormais partie des « officiers publics et ministériels ». Tous les actes notariés « feront foi en justice et seront exécutoires dans toute l’étendue de la République ». Les notaires ne doivent se dessaisir d’aucune minute (les leurs et celles produites par leurs prédécesseurs).
La loi du 14 mars 1928 dispose que les minutes et documents de plus de 125 ans peuvent être déposés dans un service d’archives publiques (Archives nationales ou départementales). Depuis la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, les minutes et répertoires de notaires sont devenus des archives publiques et doivent, à ce titre, être obligatoirement versées dans un service d’archives publiques.
Les minutes et répertoires peuvent être revendiqués s’il s’en trouve en dehors de leurs dépôts légitimes, même s’ils sont antérieurs à la loi du 25 ventôse an XI.
On connaît l’existence de notaires en Quercy depuis le XIIIe siècle, car ils ont rédigé des actes qu’ils ont authentifiés par l’apposition de leur seing manuel. Il s’agit alors d’expéditions et non de minutes.
Les plus anciennes minutes connues ne sont malheureusement pas conservées aux Archives départementales du Lot, mais aux Archives départementales du Tarn. Il s’agit de minutes d’un notaire Pons, de Capdenac, pour la période 1278-1280. On ignore totalement comment ce précieux document est arrivé à Albi.
A Cahors, c’est un cahier de 1336 qui semble bien être le plus ancien conservé. Il s’agit d’actes reçus par le notaire Durand Burgen dans la région de Faycelles.
Les notaires eux-mêmes ont, assez tôt, éprouvé le besoin d’établir des documents leur permettant de retrouver les minutes, établies la plupart du temps dans l’ordre chronologique. On peut faire la distinction entre les
L’acte original est appelé minute (d’où le terme de minutier pour désigner l’ensemble des minutes et des registres d’une étude). Cette minute était au départ un brouillon qui a, peu à peu, pris valeur d’original, d’autant qu’elle était conservée en registres. La minute doit être signée par le notaire et par toutes les parties. C’est une sorte de matrice dont on peut tirer des expéditions. Parmi ces expéditions, figure celle qu’on appelle une grosse, qui est établie en forme d’original et en possède la force exécutoire. On trouve souvent, en marge de l’acte, la mention « grossatum est », puis « grossoyé ».
Jusqu’au XVIe siècle (époque au cours de laquelle plusieurs actes législatifs font peu à peu disparaître la différence entre le notariat du Midi et celui du Nord), plusieurs types de minutes sont conservées :
Depuis le XVIe siècle, la minute est devenue l’original, signé par le notaire et par toutes les parties.
Certains actes (par exemple les procurations et les actes respectueux) sont dits « en brevet » : ils figurent sur le répertoire des actes du notaires, mais leur original est remis à la partie concernée et devient donc un document privé.
Avant toute recherche, il convient de savoir que, malheureusement, les minutes et répertoires qui sont parvenus aux Archives départementales peuvent être lacunaires et que les minutes et répertoires de plus de cent ans n’ont pas encore été tous versés.
Conservés aux Archives départementales du Lot dans la sous-série 3 E les répertoires et minutes des notaires sont proposés à la consultation en salle de lecture ; on y accède par le nom du notaire ou le lieu d’implantation de l’étude notariale ; il est ensuite possible de cibler une date précise ou du moins une période.
Rien de plus simple : il vous suffit de vérifier que le fonds du notaire en question est bien conservé aux Archives et que la période que vous recherchez figure bien parmi les documents conservés.
Si ce notaire a établi une table alphabétique des parties présentes aux actes, il suffit de la consulter et de noter les références indiquées en regard du nom que vous cherchez (s’il s’agit d’une recherche familiale). Puis vous devez vous reporter aux minutes correspondantes.
Si le notaire a établi un répertoire par type d’actes, il faut le parcourir et rechercher le type d’acte (mariage, testament, vente, inventaire après décès…). C’est une façon très pratique de faire une recherche « non familiale ».
Si vous avez une idée du lieu où l’acte a pu être passé et de sa date approximative, vous pouvez rechercher, en salle de lecture, par lieu d’exercice des notaires. Vous obtiendrez alors les cotes à consulter (répertoire éventuel puis minutes).
Si plusieurs notaires exerçaient à la même époque au même endroit (c’est le cas à Cahors, notamment), il faut, au préalable, rechercher dans les documents du Contrôle des actes mis en place en 1693 (sous-série 2 C), et dans ceux de l’Enregistrement depuis la Révolution (sous-série 3 Q). Des tables existent et renvoient au contrôle et à l’enregistrement des actes proprement dits.
Si vous n’avez aucune idée du lieu où l’acte a pu être passé, la recherche est quasiment impossible (sauf à y consacrer de longues séances de travail !).
Les tables ci-dessus indiquées n’existent pas pour toutes les périodes ni pour tous les bureaux. Le répertoire de la sous-série 2 C indique, dans ses pages introductives (pages XIX et XXI) les dates précises d’existence de tables pour le Contrôle des actes. Les tables sont simplifiées en 1824 et leur nombre réduit. Une réforme intervenue en 1865 les supprime (à l’exception des tables de successions) et met en place un répertoire général. Ce répertoire attribue un compte à chaque personne au fur et à mesure de son apparition dans le registre de recettes. Pour retrouver le compte dans le répertoire, il faut d’abord consulter un fichier alphabétique.
Les principales tables ayant existé sont les suivantes :
La table, puis le répertoire général renvoient aux registres du Contrôle ou de l’Enregistrement, qui contiennent, pour chaque acte, la date d’enregistrement, la date de rédaction, le nom du notaire qui l’a reçu et un résumé. Vous avez alors toutes les informations nécessaires à la recherche de la minute.
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