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C’est une des missions fondamentales d’un service d’archives, consistant à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons.
Conserver ne sert à rien si l’on ne sait pas ce que l’on conserve. Le classement consiste dans la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisé en application du principe du respect des fonds. Le classement aboutit à la constitution des articles, à leur cotation et à leur rangement sur les rayonnages et débouche sur la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les retrouver et surtout de savoir ce qu’ils contiennent.
administratives, scientifiques, culturelles
L’information contenue dans les archives étant écrite sur des supports fragiles, les archivistes doivent tout mettre en œuvre pour assurer la conservation des documents qui leur sont confiés et leur transmission aux générations futures. En effet de nombreux facteurs peuvent altérer la santé des archives : lumière, poussière, humidité, changements de température, absence de conditionnement ou conditionnement défectueux et manipulations, notamment en salle de lecture …
Conserver : préserver - prévenir
D’une simple conservation matérielle, les Archives sont entrées dans une ère de conservation préventive avec, notamment, l’instauration d’une veille sanitaire de plus en plus rigoureuse des locaux et des documents dans le but de prévenir la dégradation des archives. En cas d’apparition de moisissures, la veille sanitaire peut permettre d’éviter la contamination aux autres documents et aux locaux de conservation. Ce n’est qu’à ce prix que l’on peut espérer se prémunir de gros dégâts entraînant le recours à des interventions massives de désinfection et de restauration extrêmement coûteuses.
C’est la finalité de la conservation, consistant à mettre les archives, en fonction de leur délai de communication au public et de leur état matériel de conservation, à disposition du public et des administrations, soit sur place dans la salle de lecture, soit par prêt temporaire aux services administratifs, soit à distance via Internet pour certaines catégories de documents numérisés.
Les directeurs d’Archives départementales exercent, au nom de l’Etat, le contrôle scientifique et technique sur les archives produites par les services publics implantés dans le département.
Elle permet de faire connaître au public l’existence, l’intérêt scientifique et les richesses des fonds et collections conservés, et à les mettre en valeur par le biais d’expositions, de conférences, de publications, de visites…
Un « lieu de mémoire » incontournable
Du Moyen Age au XXIe siècle, ce sont aussi bien les papiers des administrations de l’Ancien Régime, les documents reçus ou produits par les services du Conseil général, les services de l’Etat à compétence départementale, les établissements publics, les établissements d’enseignement, les hôpitaux, les études notariales, les communes, que des papiers privés (des archives personnelles aux archives d’entreprises) qui constituent cette formidable matière, source de l’histoire, indispensable aux chercheurs et aux curieux.
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