Communicabilité : restrictions à la consultation

Informations protégées par la loi ou par leurs propriétaires

Archives publiques

L’existence de délais

La loi du 15 juillet 2008 a posé le principe de la libre communicabilité des documents administratifs versés par les institutions publiques implantées dans le département, pourvu qu’ils ne contiennent pas d’informations mettant en cause des intérêts protégés par la loi (vie privée, secret industriel…).

Pour ces derniers cas, des délais particuliers ont été mis en place

• 25 ans : pour les documents portant atteinte au secret des délibérations de l’exécutif, au secret en matière commerciale et industrielle, pour les documents concernant les infractions fiscales et douanières et pour les données statistiques (hors celles relevant du délai de 75 ans, citées après).
• 50 ans : pour les documents portant atteinte au secret de la défense nationale, à la sûreté de l’Etat, à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la protection de la vie privée (hors ceux relevant de délais supérieurs) et pour les documents comportant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne.
• 75 ans après leur date (délai porté à 100 ans pour les documents se rapportant à une personne mineure) ou 25 ans à compter du décès des intéressés : pour les actes de naissance et de mariage, les minutes et répertoires des notaires, les données statistiques quand elles concernent des faits et comportements d’ordre privé, les documents relatifs aux enquêtes de police judiciaire et aux affaires portées devant les juridictions.
• 120 ans à compter de la date de naissance ou 25 ans à compter du décès : pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical.

Ces dispositions s’appliquent au document lui-même : c’est pourquoi, à l’intérieur d’un même dossier, on peut avoir plusieurs délais de communication applicables.

La possibilité de demander une dérogation

La loi prévoit cependant que des dérogations puissent être demandées pour la consultation des documents soumis aux délais ci-dessus.

• Le dispositif général

Un formulaire de demande d’accès anticipé à des documents d’archives publiques non librement communicables est à votre disposition ici.
Ce formulaire doit être accompagné d’une fiche d’identification des documents pour lesquels l’accès est demandé : à télécharger là. Vous devez pré-remplir (au-dessus de la zone grisée) une fiche par cote demandée.
Une notice explicative a été rédigée pour vous aider ! N’hésitez pas à la consulter ici.
Le tout est à retourner aux Archives départementales soit par
courriel  archives@lot.fr

courrier postal : 218 rue des Cadourques 46000 Cahors

• Une spécificité : le recrutement militaire

Pour les demandes de consultation par dérogation des registres matricules de recrutement militaire ou « états signalétiques », un formulaire spécifique est téléchargeable là.
Il doit être retourné de la même façon aux Archives départementales soit par
courriel  archives@lot.fr
courrier postal : 218 rue des Cadourques 46000 Cahors

Archives privées

Les propriétaires d’archives privées qui les ont confiées par dépôt aux Archives départementales ont, parfois, soumis à leur autorisation toute communication des documents déposés.

Archives non classées et documents en mauvais état

Il peut arriver que le mauvais état matériel de documents nécessite leur retrait de la communication afin de les inscrire dans une opération de restauration. Les campagnes de numérisation - destinées à rendre accessible un nombre toujours croissant d’archives - peuvent aussi, temporairement, soustraire à la consultation certaines catégories de documents.
Par ailleurs, les fonds en attente de classement ou en cours de classement ne sont pas consultables. Nous ferons notre possible en cas de nécessité impérieuse !