Demande de dérogation

Si la plupart des archives publiques sont librement communicables, certains documents récents peuvent être soumis à des délais des communicabilité (voir les modalités détaillées d'accès aux archives)

Dans ce cas, il est tout à fait possible de solliciter une dérogation pour la consultation anticipée (et la reproduction si besoin) des documents concernés par une restriction d'accès.

Le dispositif général

Qu'est-ce que la procédure d'accès anticipé par dérogation aux archives publiques ?

Il s'agit d'une procédure nationale valable pour tous les documents d'archives publics (les archives d'origine privée ne sont pas concernées par cette procédure) quel que soit leur lieu de conservation, qu'il s'agisse d'un service public d'archives ou bien d'une autre administration.

Elle est définie par l'article L213-3 du Code du Patrimoine et encadrée dans sa mise en oeuvre par la note d'information DGA/SIAF/2021/007 du Service interministériel des Archives de France.

Elle permet à tout un chacun, quel que soit son statut, de demander l'accès à des documents d'archives publics avant les délais réglementaires de communication. L'autorisation délivrée conjointement par le service à l'origine des documents et l'administration des archives est accordée de manière individuelle si elle ne nuit pas de manière excessive aux secrets que la loi entend protéger. Cette autorisation est assortie d'un engagement de réserve interdisant de divulguer les informations dont vous avez eu connaissance par le biais de cette procédure.

Comment faire sa demande ?

Les documents sont téléchargeables ci-contre

Un formulaire de demande d’accès anticipé à des documents d’archives publiques non librement communicables doit être renseigné de manière complète, rigoureuse, en indiquant notamment vos motivations et si vous souhaitez également obtenir une autorisation pour la reproduction du document (dans le cas contraire, vous serez seulement autorisé à le consulter). Vous pouvez joindre des justificatifs : preuve de filiation, mandat, attestation du directeur de recherche, etc., pour appuyer votre demande.
Ce formulaire doit impérativement être accompagné d’une fiche d’identification des documents pour lesquels l’accès est demandé. Vous devez numéroter et pré-remplir (au-dessus de la zone grisée) une fiche par cote demandée.

Une notice explicative vous donne toutes les informations pour vous aider dans votre demande. Vous pouvez également solliciter les Archives départementales du Lot si nécessaire.

Le tout est à retourner aux Archives départementales : 

• par voie postale : Archives départementales du Lot, 218 rue des Cadourques 46000 Cahors

• par courriel : archives@lot.fr

Et après ?

Une fois reçue, la recevabilité de votre demande est vérifiée afin de s'assurer qu'elle porte bien sur un document d'archives publiques non librement communicable et que toutes les informations sont bien renseignées pour pouvoir la traiter. Si c'est le cas, un courrier d'accusé de réception de la demande vous est envoyé : à partir de là, l'administration dispose d'un délai de deux mois pour vous apporter une réponse.

La demande est ensuite transmise pour un premier avis au service à l'origine des documents. Un second avis est ensuite formulé par la direction des Archives départementales du Lot.

Si les deux avis sont favorables, l'autorisation vous est accordée. La décision vous est notifiée officiellement par courrier.

En revanche, si l'un des deux avis est défavorable, votre dossier sera transmis au Service interministériel des Archives de France qui tranchera et vous informera de la réponse.

En cas de refus, mais aussi en cas d'absence de réponse dans un délai de deux mois à compter de la date d'accusé de réception de la demande, vous avez la possibilité d'effectuer un recours auprès de la Commission d'Accès aux Documents Administratifs (CADA) .

Et si je souhaite une copie ?

L'autorisation de reproduire des documents dont la consultation serait accordée de manière anticipée n'est pas de droit et constitue uniquement une facilité délivrée à titre exceptionnel au demandeur, par exemple dans le cadre d'une démarche administrative nécessitant leur production.

Cette demande de reproduction, en plus de la consultation, doit donc être explicitement indiquée dans le formulaire de demande.

Une fois l'autorisation accordée, le demandeur peut reproduire le document par ses propres moyens lors de la consultation.

Pour les documents conservés aux Archives départementales du Lot, il est possible de solliciter le service de reproduction en prenant en compte les modalités et les tarifs en vigueur.