Les Archives départementales de part et d'autre de la rue des Cadourques

Episode 3 : Une pause estivale qui n'en est pas vraiment une...

Les transferts dans le nouveau bâtiment ne reprendront qu’à la mi-septembre. Et c’est un choix délibéré car les archives n’aiment pas les températures extrêmes, pas plus que les personnes qui les manipulent, d’ailleurs !
Mais l’été ne marque pas pour autant une pause aux Archives. Bien au contraire, dans cette perspective de rentrée, les travaux des archivistes en charge du traitement des fonds et des gestionnaires des espaces de conservation s’intensifient.

Un kilomètre et demi en bonne place

Menée avec succès, la première phase de transfert d’une partie des fonds dans la nouvelle extension des Archives départementales a permis d’y installer 1,5 kilomètres de boîtes bien remplies.
Ces archives, communicables, peuvent être à tout moment sollicitées par les usagers. Aussi, l’identification de leur nouvelle localisation physique a dû être mise à jour dans le système d’information métier. Cette opération de « récolement » permet également de confirmer que rien n’a été égaré ou mal rangé, même si le jour du transfert, un suivi attentif des archivistes a permis un déroulement des opérations sans anicroches.

C’était sans compter avec la canicule durant cette phase de transfert ! L’obligation de laisser les portes grandes ouvertes pour faciliter les mouvements des armoires roulantes et les déchargements a entrainé l’altération du « climat » des magasins de l’extension. Il n’en fallait pas plus pour voir la température grimper dans le bâtiment alors que le taux d’humidité n’était pas encore tout-à-fait stabilisé… Quelques semaines de pause et de surveillance ne feront donc pas de mal.

La poursuite de la préparation des transferts à venir

Faire un point et prendre du recul par rapport à cette première expérience est essentiel. Certes, tout s’est bien passé, mais la typologie des archives qui restent à transférer n’est absolument pas la même. Plus fragiles (photos, plaques de verre…), de format non régulier (plans, grands registres…), elles requièrent une préparation toute particulière avant d’être déplacées. Certains meubles (rangement des archives audiovisuelles ou des plans du cadastre), seront transférés sans être vidés, alors que les accès et les circulations de l’ancien couvent des Capucins, où sont aujourd’hui conservées ces archives, sont malaisés. Bref, il faut continuer à travailler cette opération avec les collègues déménageurs pour être au top !

On en profitera aussi pour finaliser l’installation des équipements de rangement récupérés dans le local annexe vidé de son kilomètre et demi d’archives. Ces rayonnages « fixes » d’excellente qualité, ont ainsi été démontés et remontés dans la foulée dans le magasin qui accueillera en septembre les archives anciennes déposées par les communes et les hôpitaux. Plusieurs autres magasins de conservation doivent encore recevoir du mobilier spécifique (meubles à plans, « berceuses » pour ranger les grands plans roulés…), pour lequel l’équipe logistique des Archives finalise l’implantation.

Dernière opportunité offerte par cette pause estivale, et non des moindres 

• préparer très précisément les différentes « séquences » de transfert pour tous les fonds concernés par les prochaines phases
• finaliser les conditionnements, poser de nouvelles étiquettes, dépoussiérer les boîtes si nécessaire…
• positionner les tablettes des rayonnages en fonction de la dimension des boîtes ou des registres qui vont les accueillir.

Bref, les Archives départementales cet été : une vraie ruche !