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Dans les pays de droit écrit (Midi de la France, y compris donc, le Quercy), dès la fin du XIIe siècle, existe une institution de notaires publics, personnes publiques aptes à conférer aux actes l’authenticité par la seule apposition de leur seing manuel (du latin signum) et, plus tard, de leur signature. Ces actes font foi en justice.
Le seing est un dessin à main posée, au départ issu de la croix et du S de subscripsi (verbe latin signifiant : j’ai souscrit ou signé). Il se complique par la suite, notamment par la ruche (sorte de dessin suivant le S). Chaque notaire a son seing manuel propre et doit l’apposer sur un registre à son entrée en charge. Le seing est complété dès le milieu du XIIIe siècle par un seing plus simple. Le premier devient le « grand seing », le second, nom en toutes lettres du notaire, est à l’origine de la signature.
Les notaires sont investis par les seigneurs, les évêques, les municipalités…
En 1304, Philippe le Bel règlemente le notariat dans les pays de droit écrit. Il devient un office royal et les notaires déjà en fonction doivent recevoir une nouvelle investiture.
En 1539, l’ordonnance de Villers-Cotterêts de François Ier impose l’obligation de rédiger les actes en français, d’assurer leur conservation et de tenir un répertoire. Cette même ordonnance instaure l’inscription ou insinuation auprès des juridictions royales des actes destinés à être portés à la connaissance du public.
En 1597, la charge de notaire devient héréditaire.
Un siècle plus tard (1693), les notaires apostoliques (qui recevaient les actes concernant les bénéfices ecclésiastiques) sont réunis à l’office de notaire royal. Le notaire a désormais deux fonctions : celle de notaire royal et celle de notaire apostolique. Les notaires seigneuriaux, quant à eux, instrumentent désormais uniquement dans l’étendue de la seigneurie.
La même année 1693, l’enregistrement ou contrôle de tous les actes passés devant notaire est rendu obligatoire, moyennant l’acquittement d’un droit : la mesure est avant tout d’ordre fiscal. La création d’offices par la royauté permet de remplir les caisses du Trésor, par l’achat des charges. Pour acheter un office de notaire, il faut être âgé de plus de 25 ans, être catholique, avoir subi une enquête de bonnes vie et mœurs, et être muni de « provisions d’office », c’est-à-dire de lettres royales conférant l’office.
On connaît l’existence de notaires en Quercy depuis le XIIIe siècle. Mais pour ce siècle, les actes authentifiés par l’apposition de leur seing manuel que l’on peut trouver aux Archives sont des expéditions et non des minutes (acte original). Les plus anciennes minutes connues ne sont en effet malheureusement pas conservées dans le Lot, mais aux Archives départementales du Tarn. Il s’agit de minutes d’un notaire Pons, de Capdenac, pour la période 1278-1280. On ignore totalement comment ces précieux documents sont arrivés à Albi !
Dans le Lot, c’est un cahier de 1336 qui est à ce jour le plus ancien conservé. Il s’agit d’actes reçus par le notaire Durand Burgen dans la région de Faycelles.
En 1791, les anciens notaires royaux sont remplacés par des notaires publics ; l’hérédité des offices est supprimée. L’année précédente, le contrôle des actes avait été remplacé par l’enregistrement.
La loi du 25 ventôse an XI (16 mars 1803) définit le notariat moderne. Le notaire fait désormais partie des « officiers publics et ministériels ». Tous les actes notariés « feront foi en justice et seront exécutoires dans toute l’étendue de la République ». Les notaires ne doivent se dessaisir d’aucune minute (les leurs et celles produites par leurs prédécesseurs).
La loi du 14 mars 1928 dispose que les minutes et documents de plus de 125 ans peuvent être déposés dans un service d’archives publiques (Archives nationales ou départementales). Depuis la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, les minutes et répertoires de notaires sont devenus des archives publiques et doivent, à ce titre, être obligatoirement versées dans un service d’archives publiques.
A noter : Les minutes et répertoires peuvent être revendiqués s’il s’en trouve en dehors de leurs dépôts légitimes, même s’ils sont antérieurs à la loi du 25 ventôse an XI.