La collecte des archives contemporaines

Une des missions fondamentales des Archives départementales

Collecter les archives produites par les différentes administrations du département (services déconcentrés de l’Etat, Département, associations ayant une mission de service public) constitue l’un des rôles majeurs d’un service d’Archives départementales. Tout au long de l’année, régulièrement arrivent ainsi des masses conséquentes à traiter…
A titre d’exemple, le 21 septembre 2018, la réception d’un versement administratif provenant du tribunal d’instance de Figeac : six palettes livrées par transporteur, soit au total 36 mètres linéaires de dossiers judiciaires qui seront mis à disposition du public selon des règles de communicabilité strictes.

L’une des faces cachées des Archives

La prise en charge effective des documents est le résultat d’un long travail mené en amont auprès des services versants.

Cet accompagnement effectué par les agents des Archives départementales en charge de la collecte des archives publiques contemporaines recouvre :

• le conseil à l’archivage, tant sur le plan matériel qu’intellectuel
• l’établissement de tableaux de gestion (pour déterminer ce qui doit être conservé définitivement) pour chaque structure et le contrôle de leur application
• le suivi de la préparation de chaque versement.

Des archives récentes appelées à devenir anciennes

L’arrivée des versements constitue donc l’aboutissement d’un enchaînement de travaux préparatoires. Là commence alors une autre phase de traitement pour la mise en communication et la conservation des documents. Ils entrent dans une nouvelle sphère, celle des archives historiques destinées à être définitivement conservées, pour toujours et à jamais…
Aujourd’hui récentes, ces archives sont ainsi appelées à devenir un jour « anciennes ».
Et la chaîne continue, à l’infini…

25 septembre 2018