Communicabilité : restrictions à la consultation

Archives non classées et documents en mauvais état

Les fonds en attente de classement ou en cours de classement ne sont évidemment pas consultables. Par ailleurs, devant le mauvais état de certains documents, nous sommes amenés à interdire leur consultation. Leur restauration, accompagnée parfois de reproduction par micrographie ou par numérisation, permet de les remettre en consultation après traitement.

Informations protégées par la loi ou par leurs propriétaires

Archives publiques

La loi du 15 juillet 2008 a posé le principe de la libre communicabilité des documents administratifs versés par les institutions publiques implantées dans le département, pourvu qu’ils ne contiennent pas d’informations mettant en cause des intérêts protégés par la loi (vie privée, secret industriel…).

Pour ces derniers cas, des délais particuliers ont été mis en place

• 25 ans : pour les documents portant atteinte au secret des délibérations de l’exécutif, au secret en matière commerciale et industrielle, pour les documents concernant les infractions fiscales et douanières et pour les données statistiques (hors celles relevant du délai de 75 ans, citées après).
• 50 ans : pour les documents portant atteinte au secret de la défense nationale, à la sûreté de l’Etat, à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la protection de la vie privée (hors ceux relevant de délais supérieurs) et pour les documents comportant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne.
• 75 ans après leur date (délai porté à 100 ans pour les documents se rapportant à une personne mineure) ou 25 ans à compter du décès des intéressés : pour les actes de naissance et de mariage, les minutes et répertoires des notaires, les données statistiques quand elles concernent des faits et comportements d’ordre privé, les documents relatifs aux enquêtes de police judiciaire et aux affaires portées devant les juridictions.
• 120 ans à compter de la date de naissance ou 25 ans à compter du décès : pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical.

Ces dispositions s’appliquent au document lui-même : c’est pourquoi, à l’intérieur d’un même dossier, on peut avoir plusieurs délais de communication applicables.

La loi a également prévu que des dérogations puissent être demandées pour la consultation des documents soumis aux délais ci-dessus.
Il convient de remplir le formulaire et d’adresser la demande à la direction des Archives départementales. Après instruction par la direction des Archives et par le service producteur des documents, la demande est transmise au ministère de la Culture et de la Communication (Service interministériel des Archives de France) qui statue. En cas de refus, le demandeur peut s’adresser à la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).
Par ailleurs, une dérogation particulière s’applique aux « états signalétiques » (extraits des registres matricules du recrutement militaire). Cette dérogation est traitée directement par les Archives départementales, sur demande adressée par formulaire à télécharger : Demande de consultation par dérogation des registres de recrutement militaire.

Archives privées

Les propriétaires d’archives privées qui les ont confiées par dépôt aux Archives départementales ont, parfois, soumis à leur autorisation toute communication des documents déposés.